Le renouvellement par tiers sortant garantit stabilité et dynamisme dans la gouvernance associative, permettant un équilibre optimal.
- Le principe consiste à renouveler annuellement un tiers des administrateurs, généralement pour des mandats de trois ans
- Pour les conseils d’administration avec un nombre non divisible par trois, un calendrier sur trois ans répartit équitablement les sortants
- Après renouvellement, des formalités administratives sont obligatoires dans un délai de trois mois, incluant la soumission du procès-verbal et du formulaire CERFA
- Les statuts doivent clairement préciser la méthode de détermination du premier tiers sortant pour éviter toute confusion
La gestion d’une association repose souvent sur un renouvellement périodique de ses instances dirigeantes. Le mécanisme du tiers sortant constitue une pratique vertueuse permettant d’assurer à la fois continuité et renouvellement au sein du conseil d’administration. Nous avons accompagné de nombreuses structures associatives dans cette démarche, observant combien cette méthode favorise une gouvernance équilibrée. Dans notre pratique professionnelle, nous privilégions toujours les modèles qui permettent un renouvellement harmonieux des responsabilités, à l’image des cycles naturels qui nous entourent.
Comprendre le principe et le calcul du tiers sortant
Comment fonctionne le tiers sortant dans une association ?
Le tiers sortant fonctionne par rotation : chaque année, un tiers des membres du conseil d’administration arrive en fin de mandat et son siège est remis au vote, les deux autres tiers restant en place. Sur des mandats de trois ans, chaque administrateur est donc renouvelé une fois tous les trois ans, et le conseil n’est jamais renouvelé en totalité d’un coup.
Concrètement, la première année le conseil désigne les sortants — par tirage au sort ou selon l’ordre prévu par les statuts — puis, les années suivantes, sortent ceux dont le mandat de trois ans arrive à son terme. Les membres sortants sont rééligibles si les statuts ne l’interdisent pas. C’est ce mécanisme qui évite qu’une association perde d’un seul coup toute la mémoire de son conseil.
Le renouvellement par tiers sortant représente une méthode de gouvernance où une partie des membres du conseil d’administration est renouvelée chaque année. Généralement, pour un mandat de trois ans, un tiers des administrateurs voit son mandat arriver à échéance annuellement. Cette approche assure une transmission progressive des savoirs et évite un renouvellement total qui pourrait déstabiliser l’association.
Pour calculer précisément le tiers sortant, vous devez diviser le nombre total d’administrateurs par trois. Lorsque ce nombre n’est pas divisible par trois (par exemple avec 10 ou 11 membres), des ajustements s’imposent. Nous recommandons alors d’établir un calendrier sur trois ans répartissant équitablement les sortants, comme illustré ci-dessous :
| Nombre total d’administrateurs | 1ère année | 2ème année | 3ème année |
|---|---|---|---|
| 10 membres | 3 sortants | 3 sortants | 4 sortants |
| 11 membres | 4 sortants | 4 sortants | 3 sortants |
| 12 membres | 4 sortants | 4 sortants | 4 sortants |
Lors de la création de l’association, il convient de déterminer le premier tiers sortant. Plusieurs méthodes sont possibles : tirage au sort, volontariat, ou désignation basée sur l’ancienneté. Les statuts doivent préciser clairement la méthode choisie pour éviter toute confusion ultérieure.
Nous avons récemment conseillé une association caritative qui souhaitait mettre en place ce système. Leur préoccupation principale était de maintenir une certaine continuité dans leurs projets d’aide aux communautés défavorisées tout en permettant un renouvellement régulier des idées. Le calcul du tiers sortant a permis d’établir un équilibre satisfaisant entre stabilité et innovation.
Quand et comment renouveler le bureau d’une association
Tiers sortant et assemblée générale : qui vote le renouvellement ?
Le renouvellement du tiers sortant se vote en assemblée générale ordinaire, celle qui approuve les comptes de l’exercice : les adhérents à jour de cotisation élisent les administrateurs appelés à remplacer les sortants, dans les conditions de quorum et de majorité fixées par les statuts. Une assemblée générale extraordinaire n’est nécessaire que pour toucher aux statuts eux-mêmes — instaurer le tiers sortant, changer la durée des mandats, modifier la taille du conseil.
La distinction compte au moment de convoquer : une AG ordinaire renouvelle des personnes, une AG extraordinaire change les règles. Dans les deux cas, le procès-verbal et la liste à jour des dirigeants partent en préfecture dans les trois mois qui suivent (article 5 de la loi du 1er juillet 1901).
Le renouvellement du bureau s’effectue conformément aux statuts de l’association, généralement lors de l’assemblée générale annuelle. Vous devez respecter scrupuleusement les modalités prévues dans ces documents fondateurs pour assurer la légalité du processus.
La procédure standard comprend plusieurs étapes essentielles :
- Identification des membres dont le mandat arrive à terme
- Appel à candidatures pour les postes vacants
- Élection des nouveaux membres lors de l’assemblée générale
- Répartition des fonctions au sein du nouveau bureau
- Formalisation des décisions dans un procès-verbal
Dans le cas particulier où un membre démissionne avant la fin de son mandat, son remplaçant prend sa place dans le tiers sortant initialement prévu. Ce remplaçant n’est élu que pour la durée restante du mandat du démissionnaire. Cette précaution permet de maintenir le rythme de renouvellement initialement prévu.
Concernant les aspects financiers, tout comme pour le calcul et la déclaration de la TVA, une rigueur administrative s’impose pour éviter toute irrégularité. Les nouveaux dirigeants doivent recevoir toutes les informations nécessaires sur la situation financière de l’association.
Les formalités et documents nécessaires pour le changement de bureau
Obligation tiers sortant : que dit la loi 1901 ?
Aucune obligation légale : la loi du 1er juillet 1901 ne fixe ni la composition du conseil d’administration, ni la durée des mandats, ni un renouvellement par tiers. Ce sont les statuts de l’association qui l’instaurent, ou non — le tiers sortant est une clause statutaire, pas une règle imposée de l’extérieur.
Ce que la loi rend obligatoire, en revanche, c’est la déclaration du changement : « Les associations sont tenues de faire connaître, dans les trois mois, tous les changements survenus dans leur administration » (article 5 de la loi du 1er juillet 1901). Un renouvellement par tiers non déclaré reste inopposable aux tiers, même s’il a été voté dans les règles.
Si vos statuts sont muets sur le sujet, le conseil se renouvelle selon ce qu’ils prévoient par ailleurs, et instaurer un tiers sortant suppose alors une modification statutaire, votée en assemblée générale et déclarée elle aussi dans les trois mois.
Après le renouvellement du bureau, plusieurs démarches administratives doivent être accomplies dans un délai de trois mois suivant l’assemblée générale. Ces formalités garantissent la reconnaissance officielle des changements intervenus.
Les documents essentiels à préparer comprennent :
- Le procès-verbal de l’assemblée générale mentionnant explicitement le renouvellement
- La liste actualisée des membres du conseil d’administration avec leurs coordonnées
- Le formulaire CERFA 13971 ou une déclaration sur papier libre
- Les pièces d’identité des nouveaux dirigeants
La déclaration doit être adressée au greffe des associations de la préfecture ou sous-préfecture du siège social. Le récépissé de déclaration délivré par l’administration constitue un document précieux, notamment pour les démarches auprès des établissements bancaires qui exigeront ce justificatif pour modifier les signatures autorisées.
Nous veillons toujours à rappeler aux associations que nous accompagnons l’importance de ces formalités. La transmission ordonnée des responsabilités reflète les valeurs de transparence et d’intégrité que nous défendons dans tous les domaines de la gestion financière et administrative.
Gestion des cas particuliers et modifications statutaires
Certaines situations complexes peuvent survenir lors du renouvellement par tiers sortant. Par exemple, lorsque plusieurs démissions interviennent simultanément ou que le nombre d’administrateurs change, le calcul du tiers sortant doit être réajusté. Une attention particulière doit être portée à ces situations pour maintenir l’équilibre du renouvellement.
Si le renouvellement s’accompagne d’une modification des statuts, une procédure spécifique s’impose. Vous devrez utiliser le formulaire CERFA 13972*02 et joindre :
La modification des statuts peut porter sur différents aspects liés à la gouvernance : durée des mandats, nombre d’administrateurs, modalités d’élection, etc. Chaque changement doit être voté selon les règles prévues par les statuts initiaux, généralement à une majorité qualifiée de l’assemblée générale.
Nous observons régulièrement dans notre pratique que les associations qui anticipent ces situations particulières en prévoyant des clauses adaptées dans leurs statuts évitent bien des complications ultérieures. Cette prévoyance témoigne d’une gestion responsable, alignée avec nos convictions en matière de gouvernance éthique.